Fabian Loretan: Die Ablagestruktur in ELO haben wir gemäss unseren umfangreichen Vorgaben aus dem QS-Handbuch eingerichtet. Dabei führen wir ca. 12-15 Hauptbereiche wie z.B. Finanzen, Personalwesen, Unternehmensleitung, Prozessmanagement oder Projektleitung. Diese Hauptbereiche sind dann wiederum unterteilt in 40 – 80 Themen und Teilbereiche. Dies gewährt uns letztlich eine umfassende und sauber strukturierte Ablage.

Wir wollten keine parallelen Ablagen mehr im Explorer oder auf anderen Strukturen. Sämtliche Dokumente werden nun direkt in ELO erstellt und bewirtschaftet. Damit ist ELO für uns nicht nur die digitale Endablage von Dokumenten sondern wir nutzen es effektiv als Dokumenten Management-System.

Diese umfassende Bewirtschaftung in ELO erfordert ein entsprechendes Berechtigungssystem. In ELO haben wir dies mit Usern und Gruppen umgesetzt. Jeder Mitarbeiter bzw. jede Gruppe hat so auf die richtigen Ordner und Dokumente Zugriff und besitzt die nötigen funktionalen Rechte. Ein zentrales Thema war für uns auch das Führen von Projektdossiers. In dieser digitalen Ablagestruktur wollen wir sämtliche Dokumente sammeln, welche zu einem Projekt gehören. So z.B. Offerten, Rechnungen, Notizen, CAD Pläne, Fotos, Protokolle, usw. Via Volltextsuche kann jedes Dokument schnell gefunden werden und mit einem Klick springen wir dann in das betreffende Projektdossier, um alle weiteren relevanten Dokumente zu sehen.